Podaci kupaca i zaposlenih: osnovna papirologija za malu firmu
Politika privatnosti za sajt, ugovor sa firmom koja obrađuje vaše podatke i NDA za ljude koji ih vide.
Skoro svaka mala firma čuva tuđe podatke: imena i telefone kupaca, adrese za dostavu, rezervacije, e-mail adrese sa sajta, JMBG i zarade zaposlenih. Zakon o zaštiti podataka o ličnosti važi i za firmu sa dvoje zaposlenih, a najčešće pitanje je odakle početi.
Ova stranica pokriva tri dokumenta koja mala firma najčešće prva traži. Nacrt ih priprema prema propisima i popunjava podacima vaše firme. To je dobar početak, ali ne pokriva sve što zakon može da traži od vaše firme, o tome više u savetima ispod.
Šta vam najčešće treba
Imate sajt, prodavnicu na internetu ili formu za rezervacije
Politika privatnosti kaže posetiocima ko ste, koje podatke prikupljate, zašto, koliko ih čuvate, kome ih prosleđujete i koja prava imaju. Vi upisujete šta zaista radite sa podacima, a Nacrt od toga pravi tekst za sajt.
Druga firma radi sa vašim podacima
Kada IT firma održava vaš sajt ili program sa bazom kupaca, ili agencija šalje vaš newsletter, ona obrađuje podatke u vaše ime. Tada se zaključuje ugovor o obradi podataka o ličnosti (DPA): vi ste rukovalac, ona je obrađivač, a ugovor kaže šta sme da radi sa podacima.
Vi radite sa podacima svojih klijenata
Ako vaša firma vodi bazu, šalje kampanje ili održava sistem za drugu firmu, vi ste obrađivač. Klijent vam često pošalje svoj DPA na potpis, a vi možete da ponudite svoj, popunjen vašim podacima.
Radnici i saradnici vide podatke kupaca
Ugovor o poverljivosti (NDA) obavezuje drugu stranu da čuva poverljive informacije, i za vreme saradnje i određeni period posle nje. Koristi se sa saradnicima, frilenserima i firmama sa kojima razmenjujete podatke, jednostrano ili obostrano.
Ovako izgleda u razgovoru
Kako to uradite u Nacrtu
Opišite koje podatke imate
Napišite čije podatke čuvate (kupci, gosti, zaposleni), koje (ime, telefon, adresa, JMBG), zašto i ko još ima pristup. Agent na osnovu toga predlaže koji dokumenti vam trebaju.
Upišite ono što zaista radite
Politika privatnosti i DPA su korisni samo ako opisuju stvarno stanje. Agent pita za rok čuvanja, treća lica i kolačiće, a vi upisujete tačne odgovore.
Proverite i preuzmite
Svaki dokument prolazi pravnu proveru prema važećim propisima. Preuzimate ga kao Word ili PDF, a politiku privatnosti objavljujete na sajtu.
Ažurirajte kad se nešto promeni
Novi program, nova agencija, newsletter koji ranije niste slali: recite agentu šta se promenilo i on menja dokument, a prethodne verzije ostaju sačuvane.
Dobro je znati
- Ova tri dokumenta ne znače da je firma ispunila sve obaveze iz zakona. Zavisno od toga šta radite sa podacima, zakon može da traži i druge stvari, na primer mere zaštite, obaveštenje zaposlenima ili lice za zaštitu podataka. Za to se obratite stručnjaku za zaštitu podataka ili advokatu.
- Ne kopirajte tuđu politiku privatnosti. Ona opisuje tuđe podatke i tuđe partnere, ne vaše.
- Napravite spisak svih firmi i programa koji imaju pristup podacima (knjigovodstvo, hosting, CRM, newsletter) i za svaki proverite da li imate ugovor.
- Ako se podaci izgube ili do njih dođe neko ko ne sme, ne čekajte: obratite se stručnjaku ili advokatu, jer zakon ima kratke rokove za prijavu.
Česta pitanja
Da li mala firma uopšte mora da se bavi zaštitom podataka?
Zakon o zaštiti podataka o ličnosti važi i za male firme i preduzetnike koji obrađuju podatke kupaca ili zaposlenih. Šta tačno morate da uradite zavisi od toga koje podatke imate i šta sa njima radite.
Da li sa ovim dokumentima firma ispunjava sve obaveze iz zakona?
Ne nužno. Dokumenti su pripremljeni prema propisima i pokrivaju česte situacije, ali obaveze zavise od vaše konkretne obrade podataka. Nacrt ne daje pravne savete. Za procenu vaše situacije obratite se stručnjaku za zaštitu podataka ili advokatu.
Kada mi treba ugovor o obradi podataka?
Kada druga firma obrađuje podatke o ličnosti u vaše ime, na primer održava sistem sa bazom kupaca ili šalje vaše kampanje. Isto važi i obrnuto, kada vi radite sa podacima svojih klijenata.
Šta Nacrt radi sa podacima koje unesem?
Podatke koristi da bi popunio vaše dokumente i zapamtio podatke firme i klijenata za sledeći put. Sve svoje podatke možete sami da izvezete ili obrišete iz podešavanja naloga.
Nacrt za druge poslove
IT firme i frilenseri
Ugovor o razvoju softvera, NDA i prenos autorskih prava, pripremljeni pre nego što napišete prvu liniju koda.
Firme koje zapošljavaju
Ugovor o radu, aneks, rešenje o godišnjem odmoru ili potvrda za banku: obrazac popunjen podacima vaše firme za par minuta.
Saradnja sa drugim firmama
Ugovor o poslovnoj saradnji, ugovor o pružanju usluga, NDA ili punomoć: popunjeno podacima obe firme za par minuta.